Poslovne e-mail adrese se najčešće sastoje od imena i/ili prezimena zaposlenog (u formi ime.prezime@kompanija.com i slično). Takve adrese u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti („Zakon“) nesporno predstavljaju podatak o ličnosti čak i u situacijama kada umesto celog imena i prezimena sadrže samo inicijale imena ili prezimena zaposlenog (u formi x.prezime@kompanija.com i slično).
Obzirom na navedeno, načelno se postavljaju dva pitanja – (i) da li postoji zakonit osnov da poslovna e-mail adresa bude sastavljena od imena i/ili prezimena zaposlenog, odnosno da li zaposleni može zahtevati da e-mail adresa sa koje obavlja poslovnu korespondenciju ne sadrži njegovo ime i/ili prezime, te (ii) kakva su prava zaposlenog u pogledu poslovne e-mail adrese koja sadrži njegovo ime i/ili prezime posle prestanka radnog odnosa.
Formiranje e-mail adrese zaposlenog tokom radnog odnosa
Shodno Zakonu, upotreba imena i prezimena pri formiranju e-mail adrese zaposlenog predstavlja obradu podataka o ličnosti. Zakoniti osnovi za takvu obradu mogu biti saglasnost zaposlenog, kao i legitimni interes poslodavca, ukoliko su ispunjeni Zakonom predviđeni uslovi za njegovu primenu kao osnov za obradu podataka o ličnosti (smatramo da se na kreiranje e-mail adresa zaposlenih ne mogu primeniti ostali osnovi za zakonitu obradu podataka predviđeni Zakonom).
Saglasnost zaposlenog svakako predstavlja najbolji i najsigurniji osnov za obradu podataka, te bi prilikom formiranja adrese koja bi u sebi sadržala ime i prezime zaposlenog trebalo pribaviti i njegovu / njenu saglasnost.
To rešenje nije idealno. Najpre, trebalo bi imati u vidu opšti problem obrade podataka o ličnosti u radno-pravnim odnosima koji proističe iz nejednakog položaja poslodavca i zaposlenog, te upitnost da li je zaposleni zaista u prilici da slobodno da saglasnost bez posledica po svoj status (to je i razlog zbog kog se obično ne traži saglasnost zaposlenog na obradu podataka, već mu se samo dostavlja obaveštenje o obradi podataka o ličnosti, gde dobija informaciju o tome koji će se podaci obrađivati i u koje svrhe, pri čemu su najčešće to svrhe predviđene zakonom, odnosno, ugovorom koji predviđa određena prava zaposlenog, poput privatnog zdravstvenog osiguranja).
Dodatno, u slučaju obrade podataka na osnovu saglasnosti, ostaje i nedoumica oko toga šta se dešava ukoliko zaposleni odbije da da takvu saglasnost poslodavcu, ili je, koristeći svoja zakonska prava, povuče tokom trajanja radnog odnosa.
Da bi bio u potpunosti u skladu sa Zakonom, ako namerava da na osnovu saglasnosti zaposlenog kreira poslovnu adresu od njegovog imena i/ili prezimena, poslodavac mora uspostaviti mehanizam prema kome davanje te saglasnosti ne može uticati na radno-pravni status zaposlenog (pri čemu bi se saglasnost pribavljala tek nakon potpisivanja ugovora o radu), i predvideti postupak kreiranja e-mail adrese bez upotrebe imena i/ili prezimena zaposlenog ako saglasnost bude uskraćena.
Kao drugi osnov za zakonito formiranje e-mail adrese od imena i prezimena zaposlenog može poslužiti legitimni interes poslodavca, ali samo ukoliko su za to ispunjeni zakonski uslovi.
Poslodavac iz mnogo razloga ima interes da koristi ime i prezime zaposlenog pri formiranju e-mail adrese, poput olakšavanja komunikacije u okviru firme ili uspostavljanje bližeg odnosa sa poslovnim partnerima. Ipak, to samo po sebi nije dovoljno, pošto Zakon predviđa da je obrada podataka o ličnosti dopuštena ukoliko je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa poslodavca, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose (zaposlenog).
Pojednostavljeno, u praksi bi ovo značilo da poslodavac može da koristi ime i prezime zaposlenog pri formiranju e-mail adrese, ali bi morao biti u stanju da dokaže da je takvo formiranje e-mail adrese neophodno radi ostvarivanja njegovih interesa, i da interesi zaposlenog (za zaštitu identiteta) ne pretežu nad interesom poslodavca.
Prema raspoloživoj praksi, ovo pitanje do sada nije bilo predmet mišljenja nadležnog Poverenika za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti („Poverenik“), niti sudskog ispitivanja u Republici Srbiji, te se za tumačenje zakonitosti obrade možemo osloniti samo na sadržinu Zakona. Na žalost, Zakon ne uspostavlja merila standarda „neophodnosti“, odnosno, „pretežnosti“ koja bi se mogla sa sigurnošću primeniti na ovo pitanje.
U nedostatku domaćih zvaničnih tumačenja, pri uspostavljanju procedura, neophodno je koristiti i tumačenja i sadržine mišljenja institucija i organa Evropske Unije, imajući u vidu da je Zakon zasnovan na EU direktivama koje se bave zaštitom podataka o ličnosti (tzv „GDPR“). TI propisi i tumačenja u sebi sadrže mehanizme koji daju poslodavcima dosta prostora za upotrebu imena i prezimena zaposlenih kao dela poslovnih e-mail adresa. Ipak, ne može se ignorisati činjenica da propisi EU ne važe na teritoriji Republike Srbije, i da nije uvek sigurno da će organi Republike Srbije postupati na isti način kao njihovi pandani iz EU. Ovo posebno imajući u vidu da se domaći organi moraju držati teksta Zakona, prema kom upotreba imena i prezimena zaposlenog u delu e-mail adrese bez saglasnosti zaposlenog mora biti neophodna za zaštitu interesa poslodavca da bi bila zakonita.
E-mail adresa zaposlenog po prestanku radnog odnosa
Za razliku od pitanja formiranja e-mail adrese zaposlenog gde Poverenik nije do sada dao zvanično tumačenje zakonitosti osnova obrade, postoji njegov zvanični stav kada je u pitanju obrada e-mail adrese koja u sebi sadrži ime i/ili prezime zaposlenog posle prestanka radnog odnosa.
Naime, u nedavno iznetom stavu (broj predmeta 072-16-110/2021-6) Poverenik je zauzeo mišljenje da e-mail adresa zaposlenog koja u sebi sadrži njegovo ime i/ili prezime posle prestanka radnog odnosa treba da bude izbrisana, te da posle prestanka radnog odnosa poslodavac nema pravo da i dalje drži aktivan takav e-mail nalog.
Predmetno mišljenje je zauzeto na osnovu pritužbe bivšeg zaposlenog koji je od svog ranijeg poslodavca zahtevao da izbriše njegovu poslovnu adresu koja je u sebi sadržala ime i prezime zaposlenog. Iako je poslodavac tvrdio da ima pravo na obradu takvog podatka o ličnosti na osnovu legitimnog interesa te da e-mail nalog sadrži podatke o sklopljenim poslovima i poslovnoj korespondenciji koja je ključna za aktivnosti poslodavca, Poverenik je zauzeo stav da je e-mail nalog ipak potrebno izbrisati.
Nema nikakve sumnje da bi, po prestanku radnog odnosa zaposlenog, poslodavac trebalo da ugasi njegovu e-mail adresu, te da onemogući dalje slanje i prijem poruka sa te adrese, obzirom da bi bilo teško braniti nastavak obrade podataka o ličnosti zaposlenog u kontekstu e-mail adrese po prestanku radnog odnosa..
Drugo pitanje je da li postoji osnov za nastavak čuvanja korespondencije koju je (bivši) zaposleni primio / poslao tokom trajanja svog radnog odnosa, u svojstvu zaposlenog i svojevrsnog predstavnika poslodavca.
Poverenik u svom mišljenju nije naložio brisanje korespondencije koja je obavljena sa e-mail naloga bivšeg zaposlenog. Imajući u vidu sadržinu člana 12 Zakona koji uređuje legitimni interes, smatramo da može postojati osnov za čuvanje e-mail korespondencije koju je vodio bivši zaposleni pod uslovom da je ista neophodno da bude sačuvana, kakvi su slučajevi npr. kada se radi o e-mail korespondenciji koja je dokaz o preuzetim obavezama i pravima poslodavca ili dokaz o pruženim uslugama i isporučenim dobrima.
Drugim rečima, posle prestanka radnog odnosa, ukoliko je e-mail adresa sadržala ime i/ili prezime bivšeg zaposlenog, takav nalog mora biti trajno deaktiviran (bez mogućnosti za primanje i slanje poruka sa tog naloga), dok deo korespondencije koji je bitan za poslodavca, a izvršen je preko tog e-mail naloga, može biti sačuvan od strane poslodavca sve dok postoji potreba za čuvanje te korespondencije. S tim u vezi, bilo bi poželjno da poslodavac u redovnim vremenskim intervalima proverava da li i dalje ima potrebe za čuvanjem e-mail korespondencije bivšeg zaposlenog, te da istu ukloni kada provere ukažu na to da dalje čuvanje te korespondencije nije potrebno za zaštitu interesa poslodavca.
Kontakt:
Milorad Glavan, partner
m.glavan@dnvg-law.com
Srećko Vujaković, partner
s.vujakovic@dnvg-law.com
Ovaj tekst je napisan isključivo u informativne svrhe i ne predstavlja pravni savet. Stojimo Vam na raspolaganju za sve dodatne informacije.