Nedavno su usvojeni podzakonski akti koji sadrže detaljnija pravila o primeni Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (koji je u primeni od 1. februara 2021. godine).
Prema pomenutim aktima, praktično sve firme u Srbiji koje sačinjavaju arhivski, odnosno, dokumentarni materijal (tj. Koje su uključene u bilo kakvu privrednu aktivnost) moraju:
- usvojiti opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- usvojiti listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja (na koju saglasnost mora dati nadležni arhiv);
- usvojiti opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata (koji mora biti u skladu sa propisima o čuvanju elektronskih dokumenata i digitalizaciji poslovne dokumentacije i arhivske građe);
- odrediti odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, kao i pružiti adekvatnu obuku takvom licu;
- obezbediti odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala (koji mora ispunjavati uslove predviđene novim podzakonskim aktima);
- voditi arhivsku knjigu na propisanom obrascu; i dostaviti nadležnom arhivu prepis arhivske knjige najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini;
- predati arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim propisima;
- obavestiti nadležni javni arhiv o svim promenama u pogledu svog statusa, poslovnog imena, adrese i slično.
Opšti je utisak da je pomenuta regulativa dosta široka i detaljna, s tim da će se tek u budućnosti videti da li će ovaj zakon biti temeljno i sistematično primenjivan u praksi. Bez obzira na to, kazne za neizvršavanje obaveza predviđenih ovim propisima su relativno stroge (od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, odnosno, od 5.000 do 150.000 dinara za odgovorno lice u pravnom licu), te bi trebalo ozbiljno shvatiti potrebu usklađenosti sa ovim propisima.
Preporučujemo da sve firme usvoje dokumentaciju predviđenu gore pomenutim propisima, i da imenuju osobe koje će biti zadužene za arhivske poslove što je pre moguće, kako bi izbegle kaznene mere nadležnih organa.
Ovaj tekst je napisan isključivo u informativne svrhe i ne predstavlja pravni savet. Stojimo Vam na raspolaganju za sve dodatne informacije.
Kontakt:
Damjan Despotović, partner
d.despotovic@dnvg-law.com
Srećko Vujaković, partner
s.vujakovic@dnvg-law.com
