6. decembar 2021.
Iako je Zakon o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju usvojen 2017. godine („Zakon„), u određenim slučajevima i dalje postoje sumnje u pogledu validnosti elektronskog potpisivanja ugovora i drugih dokumenata, kao zamene za potpisani dokument u pisanoj formi na papiru. Iz ovog razloga, elektronsko potpisivanje je donekle kontroverzna tema uprkos svim svojim prednostima.
U skladu sa Zakonom, većina dokumenata u pravnom prometu može se potpisati elektronskim putem (osim onih za koje je propisana posebna forma, kao što je overa javnog beležnika). Kvalifikovani elektronski potpis (generisan na osnovu kvalifikovanog ličnog elektronskog sertifikata izdatog od strane ovlašćenih tela) ima isto pravno dejstvo kao i svojeručni potpis. Običan (nekvalifikovani) elektronski potpis takođe predstavlja pravno valjanu formu, ali integritet i autentičnost potpisa nisu garantovani i mogu se dovesti u pitanje (za razliku od kvalifikovanog elektronskog potpisa koji se može osporavati samo u vrlo specifičnim i limitiranim slučajevima). Shodno Zakonu, elektronskom dokumentu ne može se osporiti punovažnost, dokazna snaga, kao ni pisana forma samo zato što je u elektronskom obliku.
Pravna neisgurnost je izazvana različitim tumačenjima postojećeg pravnog okvira (kako od strane nadležnih organa tako i stručne javnosti). Konkretno, predmet sporenja je pitanje da li mogućnost elektronskog potpisivanja u pojedinim oblastima (komercijalni ugovori, radno-pravna dokumentacija i sl.) mora da bude predviđena pojedinačnim zakonima koji regulišu te oblasti, ili su opšte odredbe Zakona dovoljne da omoguće elektronsko potpisivanje u svim slučajevima (osim onih koji su izričito izuzeti pojedinačnim zakonima).
Opšte je prihvaćeno da elektronsko potpisivanje ima brojne prednosti u smislu efikasnosti, ali da bi Zakon ispunio svoj cilj i da bi elektronsko potpisivanje postalo do kraja prihvaćena alternativa potpisivanju dokumenata na papiru potrebno je da se razreše postojeće nedoumice. Ovo je posebno bitno u situaciji kada mnoge kompanije i dalje koriste rad od kuće usled epidemije Covid-19, a ograničenja putovanja su i dalje prisutna širom sveta.
Značaj elektronskog potpisivanja u oblasti radnog prava dodatno je pojačan činjenicom da je uprava mnogih domaćih kompanija (odnosno lica ovlašćena za potpisivanje tih kompanija) fizički locirana u inostranstvu. Pri tom, kako je poslodavac primarno odgovoran za usklađenost za propisima, on snosi i rizik bilo kakvih formalnih propusta, što za kompanije za velikom brojem zaposlenih može biti jako veliki rizik.
Propisi u oblasti radnih odnosa ne regulišu na jasan način pitanje elektronskog potpisivanja. Dok je Zakonom o radu jasno propisano da određena vrsta dokumenta mora biti lično dostavljena u „prostorijama poslodavca“, odnosno, „na adresi prebivališta, odnosno, boravišta zaposlenog“ (kao što je dokumentacija u postupku otkaza ugovora o radu), što po prirodi stvari podrazumeva papirnu formu, situacija je nešto kompleksnija po pitanju samog ugovora o radu (kao temeljnog dokumenta kojim se uspostavlja radni odnos).
Pitanje potpisivanja radno-pravne dokumentacije elektronskim potpisom postavljeno je Ministarstvu za rad radi dobijanja zvaničnog stava nadležnog organa, ali je Ministarstvo propustilo da na potpun i upotrebljiv način odgovori na pitanje. Konkretno, samo je potvrđeno da obračun zarade i rešenje o godišnjem odmoru mogu biti dostavljeni zaposlenima elektronskim putem (što je inače izričito predviđeno Zakonom o radu), bez osvrta na drugu radno-pravnu dokumentaciju, kao što su ugovori o radu, aneksi, odluke poslodavca, opšti akti i sl. (Ministarstvo nije uopšte ni konstatovalo postojanje Zakona). Iako ovo nije eksplicitno rečeno, tekst mišljenja Ministarstva upućuje na zaključak da je stav Ministarstva da ugovori o radu (i druga dokumenta, osim gore navedenih) moraju biti zaključeni u papirnoj formi.
Mišljenje Ministarstva nalazi se u direktnoj koliziji sa praksom drugih izvršnih organa u oblastima za koje su nadležni. Primera radi, Ministarstvo finansija je izdalo nekoliko mišljenja u kojima se direktno poziva na Zakon i potvrđuje da elektronski dokumenti predstavljaju ujedno “dokumente u pisanoj formi“ u smislu relevantnih zakona. Štaviše, i državni organi su zaključivali ugovore o radu u formi elektronskog dokumenta (i to u prisustvu Premijerke), što se može videti iz izveštaja medija iz 2018. godine (link).
Verujemo da postojeći pravni okvir dozvoljava elektronsko potpisivanje dokumentacije iz oblasti radnog prava, osim dokumenata čije je lično dostavljanje obavezno. Naime, u skladu sa Zakonom o radu, ugovor o radu mora biti potpisan od strane zaposlenog i ovlašćenog zastupnika poslodavca. Imajući u vidu odredbe Zakona, ova forma bi bila zadovoljena ukoliko se ugovor potpiše putem kvalifikovanog elektronskog potpisa izdatog u skladu sa Zakonom (koji je Zakonom izjednačen u dejstvu sa svojeručnim potpisom).
Nadalje, ugovor o radu potpisan putem bilo kog drugog elektronskog sertifikata koji zadovoljava osnovne tehničke zahteve (posebno ako se koristi i ako je priznat u Evropskoj uniji ili jurisdikcijama koje primenjuju slične standarde – kao što je DocuSign, HalloSign etc.), takođe bi bio pravno valjan. Razlika je u tome što bi u ovom slučaju postojala mogućnost osporavanja sadržine dokumenta ili njegove autentičnosti (tj. da je potpisan od strane ovlašćenog lica). Realan rizik bi zavisio od konkretnih okolnosti, a posebno od tehničkih svojstava i sigurnosnih mehanizama koji su svojstveni za konkretan elektronski sertifikat.
Isti princip bi važio i za druga radno-pravna dokumenta, uključujući opšta akta kao što je Pravilnik o radu i Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova (treba dodatno imati u vidu da opšti akti moraju biti adekvatno objavljeni i učinjeni dostupnim zaposlenima).
Nezavisno od navedenog, iako mišljenja Ministarstva nisu pravno obavezujuća, njihovo postojanje se ne može zanemariti. Obzirom da nadležne inspekcije u oblasti radnih odnosa predstavljaju u organizacionom smislu deo Ministarstva, postoji mogućnost da stav inspektora u slučaju inspekcije bude da ugovori o radu zaključeni u elektronskoj formi nisu validni, što bi moglo voditi kažnjavanju poslodavca zbog toga što ugovori o radu sa zaposlenima nisu sačinjeni u adekvatnoj formi.
Obzirom da među organima izvršne vlasti postoje različita shvatanja u pogledu odnosa između „pisane“ i „elektronske“ forme dokumenata, i u odsustvu izmena Zakona o radu kojima bi se jasno regulisalo elektronsko potpisivanje ugovora o radu i drugih dokumenata, konačnu reč o pitanju da li su elektronski potpisani ugovori o radu validni ili ne, odnosno da li se Zakon primenjuje u oblasti radnih odnosa, moraće da daju nadležni sudovi.
U međuvremenu, postoje kompanije (posebno manje i srednje veličine sa inostranom upravom) koje koriste elektronsko potpisivanje za svoje ugovore, i nije nam poznato da je do sada bilo nekih problema u praksi. Za kompanije koje koriste elektronsko potpisivanje naša preporuka je uvek da se u ovu svrhu koristi kvalifikovani elektronski potpis ili makar neki od alternativnih sertifikata koji garantuju viši nivo zaštite i koji su priznati u EU i sličnom jurisdikcijama, obzirom da je u interesu poslodavca da obezbedi da formalna ispravnost i sadržina ugovora o radu budu nesporni.
Ovaj tekst je napisan isključivo u informativne svrhe i ne predstavlja pravni savet. Stojimo Vam na raspolaganju za sve dodatne informacije.
Kontakt:
Damjan Despotović, partner
d.despotovic@dnvg-law.com
Srećko Vujaković, partner
s.vujakovic@dnvg-law.com
